În industria conferințelor se discută foarte puțin despre modalitățile de evaluare sau despre impactul pe care acestea le au la nivelul participanților și cum pot genera schimbare. Totuși există metodologii care explică în detaliu ce se poate evalua. Cele 5 trepte de mai jos reprezintă, fiecare, câte un punct de inflexiune și dacă sunt luate în calcul se va vedea cât de mult se schimbă povestea conferinței pe care o organizați.
1. Satisfacție
Cel mai scăzut nivel de măsurare pe care îl vor realiza majoritatea organizatorilor punând întrebarea de bază despre cât de mult le-a plăcut oamenilor evenimentul. A fost impresionant? A fost profesional? Am avut mâncare bună? Ți-a plăcut vorbitorul principal? Etc. Pe scurt, dacă participantul este mulțumit de eveniment?
2. Învățare
Al doilea nivel este ceva mai dificil de măsurat. Este, însă, următorul pas peste care nu se poate sări. Pentru a avea succes, oamenii trebuie să plece cu niște cunoștințe noi. În ceea ce mă privește, aceasta poate fi pură cunoaștere, dar să luăm în considerare și crearea de conexiuni – întâlnirea de oameni noi, cum ar fi potențiali clienți, furnizori sau colegi cu care participantul va colabora, va dezvolta viitoare proiecte etc.
3. Aplicare
Al treilea nivel de măsurare se referă la lucrurile care au apărut în urma întâlnirii și pe care participanții le aplică. Ceea ce a fost învățat este transferat în viața de zi cu zi? Participanții folosesc tehnicile și cunoștințele, lucrează diferit etc.? Lucrează cu oamenii pe care i-au întâlnit?
4. Impact
Odată ce un participant aplică ceea ce a învățat, trebuie să existe un impact. Crec vânzările ca urmare acestor lucruri? S-a majorat nivelul de calitate? Avem o colaborare inter-departamentală mai bună? Atingem o rată de succes mai mare? etc.
5. ROI
Ultimul pas pe care îl puteți măsura este cel financiar. Fiecare impact asupra vânzărilor sau a altor elemente operaționale trebuie să aibă un rezultat financiar, generând mai multe venituri sau economisind bani.
Primele 2 niveluri pot fi direct influențate din cum este gândită o conferință, pentru următoarele 3 este nevoie de o implicare care depășește granițele conferințelor clasice.