Drumul pare promitator pentru revenirea la evenimentele live, fizice. Dupa un inceput sumbru in 2020 si o tranzitie neasteptata catre experientele digitale, vaccinarea este lumina de la capatul tunelului pe care o asteptam cu totii. Evenimentele la scara mai mica au inceput sa apara, semnaland ca industria evenimentelor ar putea fi gata sa faca o intoarcere lenta la ce a fost – si chiar sa atinga inaltimi mai mari.

Si in timp ce multi organizatori si participanti, deopotriva, sunt mai mult decat pregatiti sa se intoarca la evenimente live in plina desfasurare, exista cateva lucruri ce trebuie luate in considerare. In primul rand, trebuie sa fim mai precauti. Oricat de mare ar fi euforia reintoarcerii, gestionarea asteptarilor participantilor este cruciala pentru a asigura o tranzitie lina catre experientele live. 

Dar ce inteleg cand spun  “gestionarea asteptarile”? Educarea publicului pentru intoarcerea la evenimente care nu au aceeasi scara si grandoare din trecut,  dar sunt la fel de creative si la care merita cu siguranta sa participe.

O revenire la evenimente live necesita siguranta

Desi lansarea vaccinului a fost foarte bine gestionata de multe state, asta nu inseamna ca virusul COVID-19 a fost eradicat. Si acesta ar putea fi unul dintre cele mai greu de inteles concepte – dupa un an de izolare si carantina, posibilitatea de a iesi in lume, de a imbratisa oamenii si de a se bucura de viata este ceea ce isi doreste orice persoana. In mijlocul acestui extaz, este usor sa uitam ca virusul este inca foarte real si departe de a inceta sa mai fie o amenintare. Harta vaccinarii din Romania arata foarte clar ca sunt inca extrem de multe zone cu rosu, unde virusul poate reaparea la fel de puternic. 

Aceasta inseamna ca, in calitate de profesionisti in domeniul evenimentelor, avem acum un element suplimentar de responsabilitate in ceea ce priveste siguranta participantilor. Evenimentele formate din sute sau chiar mii de persoane nu pot fi reluate instantaneu, iar probleme precum conformitatea cu COVID-19 trebuie sa fie in partea de sus a listei de prioritati atunci cand planificam primele evenimente post-COVID. Aceasta include lucruri precum solutii de inregistrare contactless, masti, statii de igienizare a mainilor, teste obligatorii sau vaccinari si multe altele.

Incet si sigur 

Educarea participantilor pentru aceste evenimente este primul pas spre succes. Asigurarea ca exista protocoalele potrivite si ca toata lumea este bine informata despre ele inainte de eveniment – la ce se pot astepta atunci cand intra in locatie? Ce este necesar de la participanti? Ce este furnizat de dumneavoastra sau de locul de desfasurare?

In plus, retineti designul evenimentului in sine. Dupa cum am mentionat mai sus, un eveniment care avea loc la un centru de evenimente enorm cu sute sau poate mii de participanti va arata probabil un pic diferit in 2021. 

Incepeti cu experiente la scara mai mica care promoveaza distantarea sociala, astfel incat sa puteti controla cu usurinta fluxul de persoane care intra si ies. Discutati cu locatia si intelegeti modul in care scaunele si aspectul pot fi rearanjate  pentru a va asigura ca toata lumea respecta protocoalele de siguranta.

La fel ca evenimentele virtuale, intoarcerea la evenimentele fizice intr-o lume care a fost devastata de un virus va arata ca o curba abrupta de invatare. Daca asteptarile sunt gestionate pentru ambele parti inainte de eveniment, nimeni nu va fi dezamagit si se pun bazele unei experiente de succes.

Rolul hibridului  in revenirea la evenimente live

Multi organizatori sunt inca atenti la hibrid datorita dimensiunii duale a evenimentelor. Chiar daca unii participanti sunt mai mult decat pregatiti sa fie impinsi intr-o multime, altii inca se lupta cu cicatricile mentale ale COVID. Nu toata lumea va dori o intoarcere imediata la evenimente live, dar vor fi oameni ce doresc sa aiba optiunea de a participa de la distanta. Si, pe de alta parte, din cauza restrictiilor privind numarul de persoane care se pot reuni, vor fi multe persoane ce nu pot ajunge. Hibridul este optiune normala in aceste cazuri. 

Alegeti partenerii potriviti  

Lucruri precum conformitatea COVID-19 si productia si executia hibrida pot fi o durere atunci cand munca se face pe cont propriu. Acesta este motivul pentru care va sfatuim sa lucrati cu parteneri care au propriile protocoale in vigoare (multe locatii nu se vor ocupa atat de mult pe cat ati putea crede), care au cercetat cele mai bune locatii, care au produs cu succes evenimente hibride inainte si asa mai departe.

In cadrul Biroul de Speakeri ne-am gandit intotdeauna la crearea ecuatiei perfecte. Pe masura ce vremurile s-au schimbat si evenimentele au evoluat, la fel a evoluat si modul in care operam. Pe masura ce inauguram inca o “noua era a evenimentelor”, suntem din ce in ce mai dedicati  permitandu-va sa va bucurati de calatorie. Deci, daca aveti intrebari cu privire la proiectele dumneavoastra viitoare, intoarcerea dumneavoastra la evenimente live, sau doar hibrid, in general,  nu ezitati sa vorbiti cu noi.