Echipa de management a unei companii cu peste 250 de angajați vrea să împuternicească angajații să adreseze întrebări și să discute deschis și s-au gândit să facă acest lucru printr-o conferință. Angajați au destule oportunități în companie dar și probleme care nu prea sunt rezolvate iar timpul petrecut cu acestea se mărește de la o zi la altă. Cultura companiei a avut de suferit în urmă numeroaselor schimbări și stiluri de leadership iar actualul director vreau să facă lucrurile altfel. Ne-a cerut ajutorul și i-am propus o abordare diferită.

După un proces de meeting design am ajuns la concluzia că variantele clasice de conferințe în care ne așteptăm ca participanții să pună întrebări nu vor funcționa, motivarea acestora prin diverse premii nu ne va ajută la câștigarea încrederii și construcția unei culturi potrivite. A trebuit să privim conferință dintr-un punct diferit de vedere. Oamenii sunt pe primul loc iar ei ar trebui să stabilească ce se va discuta (problemele de care se lovesc, prin întrebări). Tehnică folosită este una simplă și se numește reverse conference – conținutul este dat de participanții și nu de management.

Ce am făcut:

• La începutul conferinței participanții au avut de ales cele mai importante subiecte de discuție. Acestea au avut diverse culori pentru a ne ajută în următorii pași.
• Pe fiecare masă au fost așezate carduri goale, în culorile subiectelor alese, iar participanții au fost îndemnați să scrie cele mai dificile întrebări la care ar dori răspunsuri, fără să își noteze numele.
• După aproximativ 15 minute în care participanții au avut ocazia să scrie dar și să discute la nivel de mini echipe ce fel de întrebări să adreseze, acestea au fost culese, sortate pentru a nu fi dubluri în timp ce participanții realizau un joc distractiv, și aranjate pe scenă pentru fiecare vorbitor în parte.
• Imediat ce biletele au fost citite și răspunsurile oferite, oamenii au înțeles că ceva este altfel. Ceea ce a făcut diferența a fost insistență directorul general de a avea răspunsuri clare, fără ocolișuri. Acolo unde nu se știa răspunsul întrebarea era scoasă și pusă pe un flipchart pentru a fi scris răspunsul pe email.
• În total au fost 2 ore în care participanții au stat doar ochi și urechi iar lucrul cel mai bun a fost că spre finalul acestei perioade au început să fie mâini ridicate pentru a completa sau adaugă întrebări. Acesta a fost semnul cel mai bun că ne-am atins scopul.

Care a fost scopul? Acela de a încuraja un public care altfel ar fi tăcut să reflecteze și să fie indiscret cu lucrurile dificile și problemele pe care le au la muncă.

Multe întâlniri mari sunt concepute în principal pentru a furniza informații printr-o prezentare sau două. Indiferent dacă sunt întâlniri pentru toți angajații unei companii, unde CEO-ul petrece câteva ore vorbind cu cei 250de angajați, sau o adunare anuală a acționarilor, sau alte întâlniri cu mulți participanți și exista o distanță semnificativă între vorbitorul de pe podium și participanții din public.

Aceată alternativă oferă oamenilor șansa de a se exprimă și pune în discuție subiectele cele mai importante pentru ei.