Invitații inspiraționali au devenit foarte prezenți în orice fel de eveniment, fie el online sau offline. Biroul de Speakeri lucrează atât cu organizatorii, dar și cu persoanele selectate ca speakeri pentru a livra cea mai bună calitate în eveniment. Selecția poveștilor, modul în care sunt spuse, realizarea unei experiențe în jurul speakerului, momentul de intrare, prezentarea, filmele folosite, cuvintele alese, grija pentru transmiterea mesajelor, autenticitatea, toate acestea devin ingrediente pentru succesul unei intervenții inspiraționale.
În cadrul Biroului de Speakeri am organizat peste 300 de sesiuni de acest fel și am învățat care sunt cele mai bune moduri de a folosi un invitat inspirațional.
Strategia noastră este concepută în jurul misiunii de a ajuta clienții și a atinge obiectivele astfel încât evenimentul să fie un succes. Fiecare pas al procesului este definit de pasiunea și profesionalismul nostru. Nu putem aștepta decât să începem proiectul următor!
1: Ne cunoaștem
La Biroul de Speakeri vei găsi un partener de discuție care se va dedica găsirii celor mai bune soluții, de la găsirea invitatului la consultanță în organizarea evenimentului. Procesul începe cu o discuție axată pe întrebări despre obiective, audiență și rezultatele dorite.
2: Brief
Următorul pas este despre brieful proiectului. Acesta este o combinație între obiectivele de business și detaliile evenimentului. Scopul este de a ne asigura că înțelegem ce avem de făcut, ce trebuie îndeplinit, bugetul și orice alte detalii importante. Reprezintă harta evenimentului.
3: Cercetare & ideatie
De aici începe magia! Folosim cunoștințele și experiența noastră din industrie – combinate cu ceea ce știm din brief pentru a identifica cei mai buni vorbitori sau cele mai bune activități.
4: Propunere
Propunerea va include o listă cu vorbitori împreună cu biografia, videoclipurile, subiectele și taxa. Propunerile noastre includ idei ce reflectă obiectivele evenimentului.
5: Selecție
După ce ați ales invitatul potrivit, noi vom începe să punem toate detaliile în practică astfel încât evenimentul să se desfășoare fără probleme.
6: Ofertă
Pregătim oferta care să respecte toate condițiile evenimentului. În acest moment, toate solicitările speciale sunt puse pe masă, autografe pe cărți, prezență la petrecere, întâlnire 1 la 1 cu echipa de management etc. Lucrăm împreună pentru a atinge toate punctele necesare.
7: Acord
Acceptarea ofertei noastre înseamnă că ne apucăm de treabă.
8: Pregătirea speakerului
Informăm vorbitorul oferind informații relevante despre companie, segmentul de piață acoperit și climatul de afaceri. Ne asigurăm că are întâlniri sau discuții cu actorii principali din eveniment și că prezentarea este personalizată pentru a atinge rezultatele dorite.
9: Logistică
Gestionăm toate detaliile: itinerariul, transportul sau cazarea. Desigur, problemele sunt, din fericire, o excepție, dar este datoria noastră să fim pregătiți.
10: Desfășurarea evenimentului
Continuăm să gestionăm toate detaliile, fie că suntem la fața locului sau implementând indirect… asigurându-ne că speakerul oferă ceea ce am stabilit.
11: Închidere & rezultate
Serviciul nostru nu se încheie când se termină evenimentul. Avem grijă ca toate aranjamentele financiare să fie duse până la capăt și, cel mai important, că vom avea o evaluare și detaliere privind intervenția realizată.
Ești îngrijorat de următoarea întâlnire de management, conferință sau board meeting? Programul obișnuit al evenimentului nu reușește să ofere rezultatele de care ai nevoie? Te îngrozești deja când te gândești ca acel eveniment va avea loc în curând?
Meeting Design este arta de a potrivi formatul unei întâlniri cu obiectivele acesteia. Designerii buni au mereu în minte clientul și participanții. De aceea, orice design începe cu identificarea dorințelor, nevoilor, așteptărilor și cerințelor sponsorului întâlnirii. Pentru a le identifica, aplicăm metodologia MindMeeting.
“Designul întâlnirilor nu se referă doar la a face ca participanții să ajungă la locația potrivită. Este despre a intra în mintea lor.”
Noi credem că întâlnirile pot fi de succes doar când privim procesul întâlnirii și participanții în mod holistic. Întâlnirea este un ecosistem temporar în care totul este interconectat. Prin urmare, pentru a fi eficient, programul trebuie să fie o experiență care depășește sfera logicului și a cerebralului. Trebuie să se conecteze la participanți la un nivel profund, astfel încât aceștia să se conecteze și să răspundă nevoilor identificate. Acestea sunt Întâlniri cu Inimă și Suflet.
- Primul pas este să întâlnești meeting designerul cu care vei lucra pe tot parcursul procesului.
- Urmează între 2 și 4 întâlniri în urma cărora vom trece printr-un proces de co-creare de tip meeting design.
- În urma acestor întâlniri va reieși un document care ne va arăta pasii necesari pentru atingerea obiectivelor conferinței.
- Ultimul pas va fi să identificăm și să prezentăm un concept care poate fi folosit drept umbrela evenimentului.
Cine este meeting designerul cu care veți lucra?
Lucrează alături de principala companie din România din domeniul dezvoltării organizaționale din 2008, coordonând, în același timp Biroul de Speakeri, principalul furnizor de vorbitori inspiraționali pentru evenimente și conferințe din țară. Și-a început cariera în cadrul fundației LEADERS, unde, timp de șase ani, a dezvoltat programe de leadership și dezvoltare personală și profesională pentru studenți.
Este un optimist și crede în puterea oamenilor de a progresa și de a influența benefic societatea. Este pasionat de public speaking și lectură, iar cartea sa preferată este “Shantaram” de Gregory David Roberts. Este un designer de jocuri pentru mulțimi mari, un vorbitor certificat Toastmasters și un specialist certificat în designul întâlnirilor de către Eric de Groot, MindMeeting.
Îi place în special să pună în practică evenimente și idei noi. A organizat peste 500 de evenimente de team building și conferințe, atât în format față în față, hibrid, cât și online, în România și Europa.