Scriu urmatorul articol din dorinta de a face viata mai usoara tuturor persoanelor care lucreaza in companii, organizatii sau cu echipe si intentioneaza sa organizeze un team building. De multe ori am intalnit oameni care se sperie doar la gandul ca trebuie sa aiba grija de multe detalii, de dorintele fiecarei persoane iar daca participa si oameni din top management atunci presiunea se dubleaza.
Cum va faceti viata mai usoara organizand un team building?
Cititi mai jos si sper sa va salvez cateva ore sau zile pe care le puteti folosi pentru a merge in parc sau a va pune pasiunile in practica.
Inainte de orice trebuie sa raspundeti la intrebarea DE CE?
Veti intalni de nenumarate ori aceasta intrebare in articolele scrise de mine pentru ca este foarte importanta. Te scuteste de foarte multa munca inutila daca stii raspunsul corect de la inceput. In functie de acest raspuns iei mult mai usor toate deciziile urmatoare.
De ce organizezi un team building-ul pentru echipa/organizatia ta? Cateva raspunsuri posibile:
- “Vrem sa ne distram si sa uitam de tot stresul acumulat in ultimul an de munca.” Daca nu aveti acest obiectiv in minte, va pot spune ca toti colegii care participa il au.
- “Vrem sa celebram succesul nostru ca echipa si obiectivele de business indeplinite.” Un obiectiv foarte bun care ar putea fi luat in considerare de mai multe echipe.
- “Vrem sa transmitem un mesaj colegilor/angajatilor.” Un team building poate fi doar inceputul dar in nici un caz sa nu va imaginati ca daca nu reiterati mesajul si nu il traiti pe parcursul timpului pe care il petreceti la munca aceasta va fi inteles. Un team building nu scuteste managementul de treaba pe care trebuie sa o faca constant.
- “Vrem ca participantii sa invete anumite lucruri pe care am sesizat ca nu le cunosc.” Da, jocurile si mai ales exercitiile experientiale ii pot ajuta sa constientizeze anumite aspecte. Dar daca aleg sa le aplice si cum, aceasta este o poveste separata.
- “Vrem sa ne cunoastem mai bine pentru ca sunt multi oameni noi care au venit in echipa.” Aceasta poate fi un obiectiv autointeles.
- “Avem un obiectiv foarte mare si vrem sa ii motivam/inspiram pe participanti ca pot face lucruri marete.”
- Etc.
Raspunsul la intrebarea “DE CE?” nu este musai sa il aveti dumnevoastra, persoana care se ocupa de organizare, el poate veni ca cerinta de la business unit sau de la management.
Toate lucrurile urmatoare pe care le veti face vor avea sens doar daca vor ajuta la indeplinirea obiectivului, astfel va va fi mai usor sa luati deciziile corecte.
Dupa ce ati raspuns la intrebarea DE CE, urmeaza punctele esentiale de la care pleaca orice team building:
- Cati oameni participa?
Cataloghez grupurile in felul urmator:
Grupuri foarte mici: sub 15 persoane
Grupuri mici: 15-30 persoane
Grupuri medii: 30-100 persoane
Grupuri mari: 100-200 persoane
Grupuri foarte mari: peste 200 de persoane
Pentru grupuri de peste 100 de persoane, 10% din participanti nu vin la eveniment. - Care este proportia femei/barbati?
- Importanta pentru a sti profilul activitatilor desfasurate. Grupurile in care sunt mai multe femei opteaza pentru activitati mai putin active si mai creative iar grupurile unde predomina barbatii prefera activitati active care consuma energia.
- Cand vreti sa se desfasoare?
Cand plecati de la birou spre team building si cand va intoarceti? - Ce buget aveti disponibil?
Aceasta poate fi suma intreaga sau suma per participant. - Care va fi agenda?
Aici este o discutie ampla pentru ca multi oameni nu inteleg ca asteptarea participantilor este de a nu se trezi la aceeasi ora ca intr-o zi normala de lucru. Recomandarea mea: incepeti activitatile la ora 10:00.
Cu cat aveti aceste informatii mai din timp cu atat puteti planifica mai bine, puteti gasi locatii mai bune la preturi mai mici, puteti acorda timp tuturor detaliilor si in final sa nu va simtiti coplesiti de valul de lucruri ce trebuiesc facute pe ultima suta de metri.
Organizarea
Din punctul meu de vedere sunt mai multe zone de lucru de care trebuie sa tineti cont:
- Pre eveniment – aici se intampla planificarea si pregatirea tuturor detaliilor;
- In timpul evenimentului – totul trebuie sa se desfasoare precum ati pregatit;
- Post eveniment – cum aduceti aminte oamenilor de ceea ce s-a intamplat;
Le voi lua pe fiecare in parte:
PRE EVENIMENT
- Locatie.
Reprezinta hotelul/pensiunea/sala unde va veti caza si desfasura activitatile.
Vreti sa aveti intimitate si puteti acoperi toata locatia?
Doriti de 2, 3 sau 4 stele sau mai degraba v-ati orienta catre o locatie care va face sa va simtiti bineveniti si “ca acasa”? - Conditiile de cazare
Cate camere duble ocupati?
Cate camere triple?
Cate apartamente?
Cate camere single (de obicei pentru management)?
Urmatoarele intrebari le puteti pune agentiei cu care lucrati, daca nu stiu raspunsul sau zic doar sa se afle in treaba mai bine le spuneti sa verifice:
– Baile sunt curate?
– Camerele sunt curate?
– Exista dus sau cada?
– Paturile sunt twin sau matrimonial? O camera matrimoniala poate deveni twin?
– Exista internet de mare viteza in toate camerele?
Cei mai multi participanti prefera conditii decente de cazare care sunt sinonime cu a fi curatenie si camerele sa fie placute la aspect. - Mesele
Cate pranzuri veti manca?
Cate cine veti manca? Daca scrieti agenda va fi mult mai usor sa va dati seama.
Care sunt variantele pe care puteti opta: bufet suedez sau servirea la farfurie? Desi este mai scump, bufetul suedez scapa organizatorii de toate bataile de cap care vin de la participanti: vegetarian, vegan, pescatarian etc.
Daca se serveste la farfurie, cati ospatari vor avea grija de grup?
Care sunt optiunile din care puteti alege, cu alte cuvinte meniul?
Cat de buna este mancarea? Aici sunt subiectiv, imi place sa mananc mancare buna, gatita, gustoasa. In multe hoteluri acest lucru nu este posibil, lucrurile sunt facute stas si fara savoare.
Cum se intampla de multe ori: organizatorii primesc meniul si il trimit pe email catre participanti si fiecare da reply cu ce vor sa manance. O varianta ok cu care nu sunt de acord. La un grup mai mare acest lucru este foarte ineficient.
Mai usor este: Meniul este urmatorul (ales de voi, organizatorii) iar daca aveti mentiuni (vegetarian/pescatarian etc) va rog sa-mi scrieti punctual pe email. Asa volumul de munca este mai mic si toata lumea este informata corect, ies din discutie situatiile in care unul are un ciolan delicios iar altul a ales niste chiftele cu orez! - Bauturile
Ce pachet de bauturi agreati? Aceasta poate fi all-inclusive sau cu anumite bauturi alese, timp de 2-3-4-5-6 ore.
Aduceti bauturi de acasa? (recomandarea mea este sa nu faceti acest lucru, desi se practica. Hotelurile cer taxa de dop, pentru ca vii cu bautura de acasa trebuie sa platesti faptul ca folosesti paharele hotelului si faptul ca sunt chelneri care stau sa serveasca). Mai este un aspect, nefacand acest lucru in fiecare zi se platesc bani buni pe multa bautura care la final nu mai este consumata.
Mai este varianta in care se folosesc tichete. Fiecare participant primeste tichete in valoare de x lei, urmand sa le foloseasca pe parcursul evenimentului, iar la final locatia vine cu toate tichetele stranse iar clientul plateste valoarea acestora. Sunt cateva lucruri care nu merg aici: la tichete chelnerii nu dau rest, participantii le folosesc pe toate si ajung sa le foloseasca si pe alte colegelor, ajung sa joace poker si sa piarda tichetele etc. Cand a fost cazul am iesit destul de elegant printand bani personalizati. Este un cost dar merita. - Pauzele de cafea
De cele mai multe ori, cand primesc pretul locatiilor, clienti nu au incluse in buget si aceste pauze de cafea, iar pe parcurs nu inteleg de ce se umfla pretul atat de tare.
Pentru a fi mai eficienti este bine ca aceste pauze sa contina doar doua lucruri: cafea si apa. Evitati cat de mult fursecurile care taie pofta de mancare a oamenilor, ingrasa si sunt un cost in plus nejustificat.
Intr-un eveniment de 1 zi exista doua pauze de cafea la 11:00 si la 15:00.
Din dorita de a scade pretul cat mai mult organizatorii taie aceste pauze. Cat se poate de gresit pentru ca in timpul evenimentului se intampla urmatorul lucru: participantii cer apa. Iar tu pari nepregatit si rogi frumos chelnerul sa aduca sticle de apa: cate? cateva. Dar la prima sticla de apa, sunt inca 10 care zic ca vor pentru ca li s-a facut sete. - Facilitatile hotelului
Piscina
Sauna
Teren pentru activitati outdoor. Se poate calca iarba? (o intrebare pe care este bine sa o adresati pentru a nu avea surprize).
Videoproiector
Sala de conferinta. Cum este amenajata aceasta? Este destul de incapatoare pentru toti participantii? Are aer conditionat?
Au participantii timp sa acceseze aceste facilitati? De multe ori raspunsul este nu, insa ei si-ar dori foarte tare acest lucru! Astfel ca este bine sa ganditi in agenda evenimentului si o perioada de relaxare in care fiecare sa faca ceea ce vrea. - Transportul
Cu masinile proprii sau cu autocarul?
Daca se merge cu autocarul este nevoie sa aveti o lista cu participantii pe care sa o transmiteti soferului, in caz de control.
La cate ore distanta este locatia unde se desfasoara evenimentul? Luati in considerare ca la maxim 3h autocarul face 1 oprire. Cu cat autocarul este mai mare cu atat timpul de stationare este mai lung. Se sta in jur de 30-45 de minute per oprire.
Agreati ca bauturile alcoolice sa fie consumate in autocar? Este un lucru foarte important, legislatia in vigoare nu permite acest lucru, insa echipele in care sunt mai mult baieti tind sa consume alcool pe drum (nu generalizez) si sunt multe firme de transport care interzic acest lucru. Ratiunea este simpla, grupul din spate are sanse mari sa vomite, cand consumi alcool esti mai indraznet etc.
Ca timpul sa treaca mai usor pe autocar doriti sa faceti un joc care sa ii energizeze pe participanti? (da, exista si asemenea jocuri). - Sonorizare
Stiu ca acest punct de multe ori nu este luat in vedere si se ajunge la situatia “aduceti voi boxe?”.
Pentru orice grup de la 5 oameni in sus este nevoie de boxe pentru muzica, iar in functie de sala pentru orice grup de la 70 de persoane in sus este nevoie de sonorizare cu microfon.
Nu neglijati acest aspect, muzica are un rol foarte important intr-un eveniment pentru ca induce starea de joaca, de energie si relaxeaza participantii. - Scenotehnica
Atunci cand vine vorba de evenimente mari, prezenta unui artist, prezentari cu impact catre un public mare atunci scena, luminile, proiectoarele (fie clasice fie cele cu led) sunt necesare.
Mai este un aspect Continut vs Imagine. Am vazut multe evenimente in care imaginea era punctul cheia. Consider ca sunt multi bani aruncati degeaba pentru ca oamenii sunt emotionali si reactioneaza mai bine la ceea ce le zici si cum ii faci sa se simta. Daca puteti sa le aveti pe amandoua, atunci incercati sa aveti o proportie echilibrata si cu accetul pus pe continut. - Petrecerea
Sunt mai multe posibilitati:
– Va ocupati singuri de petrecere, aduceti boxe, cineva din grup stie sa mixeze – sansele ca o asemenea petrecere sa iasa de calitate exista dar sunt foarte mici. Fiecare vine si cere ce melodie vrea pe propria stare, se trece de la rap la blues la trance si asa mai departe ca o mancare amestecata cu de toate si fara nici un gust.
– Chemati un DJ care sa anime petrecerea. El se ocupa de muzica, stie ce melodii sa puna si cand. In acest caz mai puteti aduce un animator/un dansator care sa invite oamenii la dans, sa le arate cateva miscari si deja sansele sa ai o petrecere de neuitat cresc foarte mult. Conteaza foarte mult DJ-ul, am vazut destule petreceri in care aceasta a ruinat distractia. Feriti-va de DJii recomandati de locatiile in care mergeti, mai bine contactati pe cineva despre care aveti referinte bune.
– Exista si varianta in care este invitata o formatie sa cante. Nu indragesc formatiile de coveruri, dar sunt mai multi pe piata care fac adevarate show-uri. Formatiile cunoscute au un onorariu consistent si canta in jur de 2h dupa care pleaca, nu prea mai stau dupa recital, in schimb sunt foarte apreciate.
– Mai puteti aduce diverse insertii cum este Fotonomatul – o cabina care face poze instant.
Recomandarea mea: DJ si animator. - Speaker inspirational
Doriti un moment de inspiratie prin invitarea unei personalitati care sa va povesteasca propria experienta? Conteaza foarte mult obiectivul evenimentului si calitatea omului invitat. Prin calitate, ma refer la experienta lui, la ce reprezinta, la cum vorbeste si cat este dispus sa impartaseasca.
Avand acces la foarte mult evenimente cu invitati va pot spune ca cei mai apreciati oameni sunt cei mai putini cunoscuti dar cu o poveste de viata impresionanta. Cu alte cuvinte: au plecat de jos, au ajuns sa faca performanta, nu au calcat peste valori si au o conduita morala de nereprosat.
Pentru informatii suplimentare va pot oferi asistenta. - Facturile legate de furnizori
La cazare si transport se plateste avans.
Restul serviciilor pot fi platite dupa desfasurarea evenimentului.
Sunt multi oameni care inteleg prin team building doar activitatile care se desfasoara in timpul evenimentului. Experienta incepe cu mult inainte, de la primul email pe care participantii in primesc. Toata logistica din spate este precum baza unei piramide, daca este solida atunci veti avea un eveniment de succes, daca nu, atunci s-ar putea ca participantii sa va taxeze dur.
- Al doilea punct important in zona de pre eveniment este activitatea de team building pe care o doriti. Totusi, sunt cateva lucruri care scapa si pe care vreau sa le aduc in vedere:
- Daca acest team building se intampla o data pe an, nu ar fi bine ca managerul de departament, directorul, seful de echipa sa vorbeasca un pic despre cum a fost anul trecut, ce se va intampla, sa le multumeasca oamenilor pentru efortul depus? Acesta este cel mai bun icebreaker, aprecierea primita de la manager.
- Daca se intampla sa doriti ca oamenii sa se cunoasca intre ei (un obiectiv devenit autointeles in ultimii doi ani de zile) nu ar fi bine ca in activitati sa existe perioade de discutii intre participanti? Acestea nu au materiale si sunt greu de cuantificat insa rolul lor este extrem de important: oamenii ajung sa vorbeasca si sa se cunoasca!
*Sunt si companii care organizeaza pentru echipele lor team building de doua ori pe an, destul de putine, insa exista. De cele mai multe ori se intampla 1 data pe an sau la doi ani, cazul mai nefericit este cand aceasta iesire se intampla la 3-4-5 ani sau niciodata (da exista si asa ceva!) insa generatia noua a inceput sa ceara acest lucru inca de la primele interviuri.
Furnizorii de team building. Nu voi discuta foarte mult despre acest lucru, eu lucrand in compania care conduce avangarda acestui domeniu, insa trebuie sa aveti in vedere cateva lucruri:
- Profesionalism. Cat de pregatiti sunt facilitatorii care vor veni sa sustina evenimentul? Ce experienta au? Cate evenimente au organizat? Ce rezultate au avut?
Profesionalismul vine din experienta si daca respectiva companie are in vedere acest lucru. - Efectul WOW. Cererea pe piata este ca team building-ul fie cat mai wow/nou/neimaginat etc. Intrebarea mea este: oare aveti incredere ca ceva nou va iesi foarte bine, iar daca vreti ceva total nou va asumati riscul ca s-ar putea ca lucrurile sa nu mearga foarte bine? Sau mai degraba ati merge pe activitatea pe care o face firma respectiva cel mai bine dar care sa se potriveasca obiectivelor dorite?
De mult imi doresc un client care sa ma intrebe: ce faceti voi cel mai bine pentru nevoile mele? - Facilitatori/traineri. Acestia sunt oamenii care vin si sustin evenimentul. In cazul unui eveniment cu foarte multi oameni, 200-1000 de persoane, cati facilitatori sunt prezenti, cum gestioneaza activitatile?
- Flow eveniment. Este foarte important flow-ul evenimentului, modul cum aceasta se desfasoara mai ales in cazul evenimentelor mari pentru ca sunt zone de risc care trebuiesc apreciate foarte bine:
– Semnalistica si cum stiu participantii unde trebuie sa ajunga;
– Prezentarea instructiunilor (tine foarte mult de pregatirea trainerilor);
– Cum sunt impartiti participantii in echipe, cum stiu din ce echipa fac parte;
– Sunt printate ecusoane, exista vreun sistem mai rapid de a disemina agenda (qrcode, agenda printata si lipita prin hotel). - Foto/video. Este evenimentul fotografiat? Doriti fotograf profesionist (cost in plus care merita) sau facilitatorii pot avea aparate foto la ei?
Activitatile in sine, iar pentru a alege cel mai bine va invit sa raspundeti la urmatoarele intrebari:
- Doriti sa desfasurati activitatile afara sau inauntru?
- Vreti activitati active, creative, educative, care sa implice constructie, CSR sau simulari ?
- Vreti pastile de 1 ora, jumatate de zi sau 1 zi intreaga?
- Vreti relaxare totala si oamenii sa nu fie impartiti in echipe?
- Vreti o activitate care sa puna accentul pe anumiti oameni, anumite aspecte?
Activitatile creative sunt cele mai apreciate de participanti pentru ca le da frau liber imaginatiei iar intr-un cadru ferit de lume pot sa se dezlantuie. Pe al doilea loc se situeaza atelierele active unde participantii, mai ales cei tineri, isi consuma energia.
Nu este un articol care sa vanda anumite programe de team building, pe aceste le cereti separat furnizorilor cu care lucrati. Din experienta de peste 250 de evenimente organizate sau facilitate va pot spune ca oamenii prefera activitatile autentice care ii scutesc de orice mesaje corporatiste: constructia de masini de formula 1 sau de barci, constructia de orase, pictura, olarit, margelit, realizarea de tricouri, activitati pe plaja etc.
Inainte de a trimite invitatia colegilor, este bine sa aveti cele de mai sus stabilite sau cel putin sa le aveti in vedere.
IN TIMPUL EVENIMENTULUI
- Transportul: toata lumea ajunge la timp in locatie?
- Sunt participantii salutati la sosirea in locatie?
- Cazare: au facut checkin-ul?
In cazul grupurilor mari oamenii pot sti dinainte cu cine stau in camera si doar o persoana trebuie sa treaca pe la receptie pentru a lua cheia si a completa fisa de cazare.
O alta varianta este ca aceste fise sa ajunga la participanti pe autocar si sa le completeze deja pentru a nu mai pierde timp pretios la checkin. - Masa: Este mancarea pregatita pentru ora la care soseste grupul? Acesta este principalul motiv pentru care trebuie sa fie o persoana care sa tina constant legatura cu locatia.
- Cine este persoana responsabila de grup din cadrul hotelului? Daca se intampla ceva cu cine discutam?
- Sunt salile sau zonele de desfasurare pregatite pentru activitati?
- Cine face anunturi pe care participantii sa le respecte (orele la care incepem)? Merg facilitatorii sa faca acest lucru?
- Merg activitatile de team building asa cum trebuie? Este toata lumea implicata? Facilitatorii stau cu echipele pe care le coordoneaza? Este lumea bine-dispusa?
- In functie de activitati sunt spuse regulile de siguranta?
- La finalul activitatilor exista o perioada de discutie cu participantii?
- Se fac poze cu tot grupul?
- Exista formulare de feedback sau feedback-ul se transmite online?
- Dj-ul a venit? Pune muzica de dans? Exista un grup de oamenii care pornesc petrecerea
Cu cat pregatiti mai bine evenimentul cu atat veti avea mai putine surprize in timpul evenimentului si toate lucrurile vor merge ca pe roate.
POST EVENIMENT
Sunt cateva lucruri care trebuie sa se intample:
- Ati primit pozele in maxim 1-2 saptamani?
- Ati primit alte materiale care au fost realizate in timpul evenimentului (filmari, planse etc)?
- Pozele le-ati publicat pe site-ul intern iar oamenii au acces la ele?
- Puteti sa folositi pozele si in alte comunicari interne pentru a le reaminti oamenilor de momentele distractive avute impreuna?
- Ati primit raportul de feedback cu recomandari sau explicatii in functie de natura evenimentului?
- Va multumesc oamenii pentru timpul petrecut impreuna ? Daca da, atunci stiti ca ati organizat un eveniment extrem de bun!
Dupa cum vedeti sunt mult elemente care fac un eveniment memorabil, iar pregatirea este cea mai importanta. Consider ca planificarea care este sinonima cu a face lucrurile din timp este cea care reduce costurile si iti aduce munca de calitate.
Imi place sa organizez asemenea evenimente si sa le vad ca merg, ca oamenii se bucura de experientele prin care trec. Sunt sigur ca mai am foarte multe de invatat, insa fiecare zambet pe care il vad ma face sa merg mai departe si sa fac lucrurile mai bine.
Pentru orice alte detalii despre cum se organizeaza un eveniment, daca aveti o cerere si aveti nevoie de ajutor si va doriti un eveniment organizat ca la carte va invit sa ma contactati. Lucrez in cadrul Ascendis, o companie in cadrul careia un grup de “nebuni” au visat ca poate face lucruri pe care nimeni nu le mai face in aceasta lume si va spun ca acesta este adevarul.